Kustannustehokkuus ja ulkoinen resursointi

Miksi osaamisen hankinnan päätöksissä palkkakustannukset ja osaamisen ostamisen kustannukset eivät ole vertailukelpoisia?

Ulkoisten osaajien, asiantuntijayrittäjien, palveluostoja harkittaessa mielen tulee usein ajatus, että ulkoinen resursointi on kallista. Taustalla saattaa olla vertailu palkansaajan tuntihintaan. Vertailu tuntuu loogiselta, koska asiantuntijayrittäjät työskentelevät tyypillisesti oman henkilöstön rinnalla. Vaikka asiantuntijayrittäjät sijoittuvat yrityskentässä jonnekin palkansaajan ja yritysten väliin, niin heidän kustannusrakenteensa on sama kuin yrityksillä.

Selkeä syy, miksi tuntihinnat eivät ole suoraan vertailukelpoisia, on palkan päälle tulevat muut henkilöstökulut (vapaaehtoinen terveydenhuolto, osaamisen kehittäminen, toimistotilat, jopa esimiestyöaika). Mutta tämäkään ei vielä mene ytimeen siitä, miksi asiantuntijayrittäjän työn hyödyntäminen voisi olla kustannustehokasta. Kyse on itse asiassa työn organisointiin ulottuvista tekijöistä.

Rekrytointi ja oman henkilöstön osaamisten kehittäminen ovat edelleen useimmissa organisaatioissa tehtävien resursoinnin perusta. Vaihtoehtoiset resursointimuodot tulevat kuitenkin täydentämään kokonaisuutta. Tällöin on hyvä ymmärtää, mitä lisäarvoa ulkoiseen resursointiin liittyy ja mihin kiinnittää huomiota hintojen ja hyötyjen vertailussa.

 

Määrittele tärkein syy, miksi ulkoista resursointia haetaan

Työn ostaminen asiantuntijayrittäjiltä on yksi keino ratkaista tai edistää jotain tiettyä liiketoimintatavoitetta. Tavoite voi olla esimerkiksi projektin tehokas läpivienti, asiakasviestinnän parantaminen tai vastuullisuusraportoinnin käyttöönotto. Aina parempi kun tavoite tai lopputuotos pystyttäisiin kuvaamaan asiakkaan tai sisäisen loppukäyttäjän näkökulmasta. Ulkoinen resursointi on harvoin ratkaisuna tilanteeseen, jossa vain ja ainoastaan on tavoitteena leikata kustannuksia.

Taustalla on usein osaamisten saatavuuteen liittyvät syyt:

• Toivotaan lisää joustoa ja ketteryyttä tehtävien ja osaamisten resursointiin.
• Koetaan, että osaamisten saatavuus rekrytointimarkkinoilta on haastavaa ja/tai osaamisten kehittäminen omassa organisaatiossa on pitkä tie.
• Työmäärän ja osaamistarpeiden ennakoitavuus on nopeasti muuttuvassa ympäristössä vaikeaa.

Myös välillisillä tekijöillä, kuten riskienhallinnalla, voi olla arvo. Tai ajalla, joka käytettäisiin rekrytointiprosessiin.

 

Tunnista mistä kustannustehokkuus syntyy

Työn palastelu ja täsmäosaamiset

Tehokkaan resursoinnin kehittäminen siten, että hyödynnetään optimaalisesti oman organisaation osaamiset ja täydentävät ulkoiset osaajat, edellyttää työn ja toimenkuvien rakenteisiin pureutumista. Ulkoisella asiantuntijalla ei ole tarkoitus korvata sellaisenaan olemassa olevaa työntekijää tai hänen koko toimenkuvaansa. Muutos lähtee paljon syvemmältä kuin aluksi voisi ajatella.

Kyse on työtehtävien ja toimenkuvien palasteltusta; tunnistamisesta mitä tehdä itse ja mihin palasiin olisi saatavilla ulkoisen asiantuntijayrittäjän apua.  Jatkuvien palvelujen tuottamisessa ja projekteissa voi olla pullonkauloja, joihin täsmäosaamista hankkimalla koko prosessi tehostuu. Esimerkiksi rekrytointiprosessissa hakijoiden houkuttelu suorahakuasiantuntijan toimesta nopeuttaa koko prosessia ja tuotekehitysprojektissa markkina- ja kilpailuanalyysien teettäminen tuo lisäarvoa tuoteomistajalle.

Kun hankitaan täsmäosaamista tiettyyn tarpeeseen, ei tarvitse maksaa työtunneista, jotka kokoaikaisella työntekijällä kuluisivat hallintoon tai  muihin tehtäviin ja ”yleishumppaan”. Kokoaikaisen työntekijän työpäivästä vain osa tunneista kohdistuu ydintehtäviin – toki muutkin tehtävät ovat usein tarpeellisia ja organisaation yhteistyötä tukevia. Resursointipäätöksiä tehtäessä on mietittävä, minkälaiselle roolille on juuri nyt suurin tarve.

Joustavuus – kiinteistä muuttuviin kuluihin

Kustannustehokkuus syntyy myös joustavuudesta. Kun työtehtävien määrä ja osaamistarpeet vaihtelevat, niin osaamista ja tekijöitä voi hankkia vain silloin kun työtä tarvitaan. Kulut syntyvät tarpeen mukaan, ei kiinteästi.

Hankinnan ja haltuunoton nopeus

Jos yrityksen ympärille on koottu valmiiksi oma osaajaverkosto, niin resursointi verkostosta on sujuvaa. Yleensä yrittäjäksi ryhtyneet asiantuntijat ovat kokeneita alansa ammattilaisia, joten myös töiden haltuunotto on nopeaa.

Riskienhallinta muuttuvissa tilanteissa

Joustavuus on myös riskienhallintaa. Yrittäjäsopimus on hyvä vaihtoehto, kun liiketoiminnan tulevaisuuteen liittyy epävarmuuksia tai esimerkiksi kun on syntymässä uusia tehtäviä mutta vielä ei ole ihan selvää, kuinka paljon ja mitä osaamista tarvitaan. Lisäksi etenkin pienissä yrityksissä rekrytointeihin liittyy riskejä ja rekrytoinnin molemminpuolinen onnistuminen on koko liiketoiminnan kannalta kriittistä. Ulkoisen tekijän sopimuksen ja laskutuksen voi tarvittaessa päättää nopeasti, sopimuksen mukaan. Ammattilaiset, jotka ovat vapaaehtoisesti lähteneet tarjoamaan osaamistaan yrittäjänä, ymmärtävät tämän riskin.

Kirjoituksessa pyrittiin nostamaan esille kustannustehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä ja kuinka pelkkä tuntihintojen vertailu resursointiratkaisuja tehtäessä ei johda optimaaliseen ratkaisuun.

Herättikö aihe kiinnostuksesi? Nextissä työskentelemme ulkoisen resursoinnin ja asiantuntijayrittäjyyden ajankohtaisaiheiden äärellä. Sparraamme mielellämme, joten meihin voit ottaa matalalla kynnyksellä yhteyttä.